Wave Dog

Polityka prywatności serwisu www.wavedog.pl

Jak przetwarzamy Twoje dane osobowe i jakie masz w związku z tym prawa.

Data wejścia w życie: 23.08.2026

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników i Klientów strony internetowej www.wavedog.pl oraz osób korzystających z usług Wave Dog Studio, Wave Dog Training i Wave Dog Grooming, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”).

§ 1. Administrator danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych jest:

    Wave Dog Agnieszka Grabowska
    ul. Śląska 33, 81-310 Gdynia
    NIP: 5862162223
    REGON: 361921559

    (dalej: „Administrator”).

  2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: agnieszka@wavedog.pl.
  3. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. Wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych obsługiwane są bezpośrednio przez Administratora pod adresem wskazanym powyżej.

§ 2. Zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Poniżej przedstawiono poszczególne cele przetwarzania danych osobowych, ich zakres, podstawę prawną oraz okres przechowywania.

2.1. Realizacja zamówień i rezerwacji (Sklep WooCommerce + Amelia Pro)

Zakres danych
imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, w razie wyboru faktury na firmę – nazwa firmy, NIP i adres firmy, dane dotyczące zakupionej Usługi i terminu rezerwacji, historia zamówień.
Cel
zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży Usługi, obsługa rezerwacji terminu, przekazanie kodu dostępu do lokalu, kontakt w sprawie realizacji zamówienia.
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy / podjęcia działań przed jej zawarciem).
Okres przechowywania
przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat) oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi (dokumenty księgowe – 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy).

2.2. Dokumenty sprzedaży (faktury, paragony)

Zakres danych
dane wskazane w § 2.1 oraz dane wymagane przepisami o rachunkowości i VAT.
Cel
wypełnienie obowiązków prawnych wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).
Okres przechowywania
5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym wystawiono dokument.

2.3. Formularz kontaktowy

Zakres danych
imię i nazwisko lub nick, adres e-mail, treść wiadomości, ewentualnie numer telefonu, jeśli podany dobrowolnie.
Cel
udzielenie odpowiedzi na zapytanie, obsługa korespondencji.
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na obsłudze komunikacji z Użytkownikami) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli zapytanie dotyczy zawarcia umowy.
Okres przechowywania
przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz obsługi ewentualnych dalszych ustaleń, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z innej podstawy prawnej.

2.4. Newsletter (MailerLite)

Zakres danych
adres e-mail, ewentualnie imię (jeśli formularz je zbiera).
Cel
przesyłanie informacji marketingowych i handlowych dotyczących oferty Wave Dog drogą elektroniczną.
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w związku z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.
Okres przechowywania
do czasu wycofania zgody (rezygnacji z newslettera).
Odbiorca / podmiot przetwarzający
dane przetwarzane są przy użyciu platformy MailerLite Limited – w związku z tym mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy; MailerLite zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Szczegóły: polityka prywatności MailerLite dostępna na stronie dostawcy.

2.5. Pliki cookies, analityka i marketing (Google Analytics, Google Tag Manager, CookieYes)

Zakres danych
dane o aktywności na stronie, identyfikatory urządzenia/przeglądarki, adres IP (w formie zanonimizowanej lub pełnej – w zależności od konfiguracji), dane o źródle ruchu, zachowaniu na stronie.
Cel
analiza statystyk odwiedzin Serwisu, optymalizacja treści i działania strony, w niektórych przypadkach – działania remarketingowe/reklamowe.
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona za pośrednictwem banera CookieYes) – dla cookies analitycznych i marketingowych; art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) – dla cookies niezbędnych do funkcjonowania strony.
Okres przechowywania
zgodnie z okresem ważności poszczególnych plików cookies – szczegóły w § 3 oraz w Polityce cookies.
Odbiorcy
Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Tag Manager) – dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy na warunkach przewidzianych w standardowych klauzulach umownych Google; CookieYes (zarządzanie zgodami).

2.6. Monitoring wizyjny w lokalu Wave Dog Studio

Zakres danych
wizerunek osób oraz zwierząt przebywających na terenie objętym monitoringiem.
Cel
zapewnienie bezpieczeństwa osób i zwierząt, ochrona mienia, wyjaśnianie zdarzeń i sytuacji spornych, ustalanie okoliczności powstania szkód, weryfikacja przestrzegania Regulaminu Studio. Monitoring ma charakter wyłącznie ochronny – nie służy nagrywaniu przebiegu treningów, zajęć ani sesji groomerskich w celach szkoleniowych, marketingowych czy do wglądu klienta. Materiał z monitoringu nie jest przez Administratora udostępniany klientom jako nagranie ich zajęć.
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
Okres przechowywania
nagrania przechowywane są maksymalnie przez 30 dni od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w sprawie dotyczącej roszczenia lub zdarzenia wymagającego wyjaśnienia – wówczas okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Osoby wchodzące na teren objęty monitoringiem informowane są o tym za pomocą tablic informacyjnych umieszczonych w widocznym miejscu przy wejściu do lokalu.

2.7. System kontroli dostępu (kod wejścia)

Zakres danych
identyfikator wygenerowanego kodu dostępu, data i godzina jego użycia (otwarcia zamka) oraz numer Zamówienia/rezerwacji, z którym kod jest powiązany.
Cel
umożliwienie wejścia do lokalu w godzinach objętych rezerwacją, weryfikacja, czy dany kod został użyty, oraz wyjaśnianie ewentualnych sporów dotyczących wejścia do Studio (np. udostępnienia kodu osobom nieuprawnionym).
Ważne zastrzeżenie
system rejestruje wyłącznie fakt i moment użycia kodu dostępu (otwarcia drzwi) – nie rejestruje czasu przebywania w lokalu ani momentu wyjścia.
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora związany z bezpieczeństwem dostępu do lokalu).
Odbiorca / podmiot przetwarzający
dane logów dostępu przetwarzane są w systemie zamka elektronicznego TTLock, zintegrowanym z Systemem Rezerwacji za pośrednictwem automatyzacji Make.com.
Okres przechowywania
przez czas niezbędny do realizacji celu, o którym mowa powyżej, nie dłużej niż przez okres przechowywania danych Zamówienia wskazany w § 2.1.

2.8. Wizerunek Klientów i ich psów (materiały marketingowe)

Zakres danych
wizerunek Klienta i/lub jego psa utrwalony na zdjęciu lub nagraniu wykonanym przez Administratora (np. podczas zajęć, wydarzeń), niezwiązany z monitoringiem wizyjnym, o którym mowa w § 2.6.
Cel
wykorzystanie wizerunku w materiałach marketingowych Administratora, w tym w mediach społecznościowych i portfolio Wave Dog.
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – wyłącznie dobrowolna, odrębna zgoda osoby, której wizerunek dotyczy (lub jej opiekuna prawnego), udzielana każdorazowo przed wykonaniem lub publikacją zdjęcia/nagrania.
Dobrowolność
wyrażenie tej zgody jest w pełni dobrowolne i niezależne od zawarcia Umowy oraz od funkcjonowania monitoringu wizyjnego opisanego w § 2.6 – odmowa zgody nie ma żadnego wpływu na możliwość korzystania z Usług Wave Dog Studio.
Wycofanie zgody
zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie poprzez kontakt z Administratorem (agnieszka@wavedog.pl), co skutkuje zaprzestaniem dalszego wykorzystywania wizerunku na przyszłość oraz – na żądanie – usunięciem już opublikowanych materiałów, w zakresie technicznie możliwym.
Okres przechowywania
do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania.

2.9. Ewentualne roszczenia i spory

Zakres danych
dane niezbędne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (np. dane z zamówienia, korespondencja, nagrania monitoringu).
Cel
ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
Podstawa prawna
art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
Okres przechowywania
do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

§ 3. Pliki cookies i technologie śledzące

  1. Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, analizy ruchu oraz – po uzyskaniu zgody – w celach marketingowych.
  2. Zarządzanie zgodami na wykorzystanie plików cookies odbywa się za pośrednictwem narzędzia CookieYes, które wyświetla baner zgody przy pierwszej wizycie w Serwisie i umożliwia Użytkownikowi:
    • zaakceptowanie wszystkich plików cookies,
    • odrzucenie plików cookies innych niż niezbędne,
    • dostosowanie zgody według kategorii (niezbędne / analityczne / marketingowe).
  3. Zgoda na cookies analityczne i marketingowe (w tym Google Analytics i Google Tag Manager) jest w pełni dobrowolna, a jej brak lub wycofanie nie ogranicza możliwości korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.
  4. Skrypty Google Analytics i Google Tag Manager ładowane są dopiero po wyrażeniu odpowiedniej zgody w banerze CookieYes (tzw. consent mode).
  5. Szczegółowy wykaz kategorii i rodzajów wykorzystywanych plików cookies, ich cel oraz czas przechowywania znajduje się w odrębnym dokumencie – Polityce cookies, dostępnym w Serwisie.
  6. Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące cookies poprzez panel ustawień CookieYes dostępny w stopce Serwisu, a także poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej (w tym poprzez usunięcie zapisanych plików cookies).

§ 4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w § 2:

  1. Dostawca hostingu Serwisu – w zakresie niezbędnym do utrzymania i działania strony.
  2. Operator płatności online – w zakresie niezbędnym do realizacji i rozliczenia płatności za Zamówienie.
  3. Dostawca systemu rezerwacji (Amelia Pro) – w zakresie niezbędnym do obsługi rezerwacji terminów.
  4. Dostawca systemu kontroli dostępu (TTLock) oraz platforma automatyzacji integrującej system rezerwacji z zamkiem elektronicznym (Make.com) – w zakresie niezbędnym do wygenerowania i przekazania kodu dostępu do lokalu.
  5. MailerLite Limited – w zakresie obsługi newslettera.
  6. Google Ireland Limited – w zakresie usług Google Analytics, Google Tag Manager (oraz innych powiązanych usług Google, jeśli są wykorzystywane).
  7. CookieYes – w zakresie zarządzania i rejestrowania zgód na cookies.
  8. Biuro rachunkowe / księgowość – w zakresie niezbędnym do prowadzenia rozliczeń podatkowych.
  9. Podmioty świadczące usługi prawne, windykacyjne lub doradcze – wyłącznie w razie potrzeby dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
  10. Organy publiczne – w przypadkach, w których obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora działają na podstawie zawartych z nimi umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 28 RODO, i zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.

§ 5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. W związku z korzystaniem z narzędzi takich jak Google Analytics, Google Tag Manager oraz MailerLite, dane osobowe mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (w szczególności do Stanów Zjednoczonych).
  2. Przekazywanie takie odbywa się wyłącznie do podmiotów zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, w oparciu o:
    • decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni poziom ochrony (np. w ramach mechanizmu EU-U.S. Data Privacy Framework – w zakresie, w jakim dany odbiorca do niego przystąpił),
    • standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
    • inne mechanizmy przewidziane przepisami RODO.
  3. Użytkownik może uzyskać kopię odpowiednich zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem na adres wskazany w § 1.

§ 6. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, każdej osobie przysługują następujące prawa:

  1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania informacji, czy i jakie dane są przetwarzane oraz uzyskania ich kopii.
  2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
  3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – tzw. „prawo do bycia zapomnianym”, w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami prawa.
  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
  5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany.
  6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania i przetwarzania w celach marketingowych.
  7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. newsletter, cookies analityczne/marketingowe).
  8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

Realizacja powyższych praw następuje poprzez kontakt z Administratorem na adres e-mail wskazany w § 1. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

§ 7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Narzędzia analityczne (Google Analytics) i marketingowe mogą tworzyć zagregowane statystyki oraz segmenty odbiorców w celach analitycznych i reklamowych, jednak nie skutkuje to podejmowaniem zautomatyzowanych decyzji wobec konkretnych osób.

§ 8. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją, w szczególności poprzez: szyfrowane połączenie (SSL/TLS), ograniczony dostęp do danych wyłącznie dla osób upoważnionych, korzystanie ze sprawdzonych dostawców usług hostingowych i płatniczych oraz regularne aktualizacje oprogramowania.

§ 9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do:

  • złożenia i realizacji Zamówienia oraz rezerwacji terminu (bez podania danych zawarcie i wykonanie umowy nie jest możliwe),
  • skorzystania z formularza kontaktowego,
  • zapisania się do newslettera.

§ 10. Zmiany Polityki prywatności

  1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, zmianą zakresu świadczonych usług lub wykorzystywanych narzędzi.
  2. Aktualna wersja Polityki prywatności zawsze dostępna jest w Serwisie pod adresem www.wavedog.pl/polityka-prywatnosci.

§ 11. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności zastosowanie mają przepisy RODO, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

Niniejsza Polityka prywatności stanowi uzupełnienie Regulaminu Sklepu Internetowego oraz Polityki cookies, dostępnych w Serwisie.

↑ Wróć do spisu treści

Pozostałe dokumenty

Regulamin Sklepu Internetowego

Zasady zakupu usług, płatności i rezerwacji online.

Polityka zwrotów

Odwołania rezerwacji, zwroty płatności, reklamacje.

Regulamin Wave Dog Studio

Zasady rezerwacji i przebywania w lokalu.